14 formas de sacar tiempo de donde no lo hay

Hay ladrones a los que no se castiga, pero que roban lo más preciado: el tiempo.

Napoleón

Cuantas veces haz sentido que no tienes tiempo para nada, cuantas veces haz postergado cosas para no hacerlas nunca por falta de tiempo, ¿será verdad que nunca alcanza para nada?, dependiendo de la cantidad de tareas y responsabilidades puede que en realidad no tengamos tiempo para hacer todo lo que debemos y queremos hacer pero hay una verdad ineludible:

Puede que no tengamos tiempo suficiente para hacer todo lo que debemos o queremos hacer, pero sí tenemos tiempo más que suficiente para hacer todo lo que de verdad es importante hacer.

He probado y buscado estrategias y consejos eficaces que permitan obtener más tiempo cuando ya tienes una agenda llena o cuando el tiempo no te alcance para nada, bueno estas son las mejores que he encontrado y probado hasta el momento:

1.- Trázate periodos cortos de tiempo

Todo trabajo se expande hasta llegar a ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización.

Northcote Parkinson

Según esta ley de Parkinson (que también se aplica a las finanzas personales en el contexto de que los gastos llegan a igualar al ingreso sin importar cuanto este se incremente) mientras más tiempo decidas destinar para acabar determinada tarea, más tiempo consumirá esta tarea, pero si reduces conscientemente mediante una decisión el tiempo en que acabarás esa tarea podrás hacerte mas eficiente y terminarla más rápido que si te hubieras permitido hacerla en más tiempo.

Steve Pavlina explica bastante bien esta idea:

“Una vez que tu cerebro comprende que el tiempo para trabajar es escaso, inmediatamente te vuelves más eficiente, porque tienes que serlo. Cuando tienes horarios de trabajo restringidos generalmente encontraras un modo de hacer el trabajo. Pero cuando tienes todo el tiempo del mundo, es demasiado fácil ser ineficiente”.

Steve Pavlina es un autor que predica mucho el “vivir conscientemente” es decir consciente las cosas que están pasando, las consecuencias de tus actos, de tus objetivos, valores, de los milagros y bendiciones que hay en la vida diaria, en este caso sería vivir consciente de que haz decidido realizar esa tarea en un tiempo limitado.

Si vives consciente de que tienes un tiempo más limitado para hacerlas serás más eficiente y eficaz al hacerlas, y puede incluso que encuentres una manera creativa de realizarlas, manera que no encontrarías si te permitieras todo el tiempo del mundo.

Proponte lo siguiente:

Si no lo acabas hasta cierta hora no lo avances más

Trázate un tiempo razonable para hacer cada tarea, pero decide que si no lo acabas hasta esa hora, no lo avanzarás más hasta el día siguiente, así te iras acostumbrando para vivir conscientemente de que tienes que acabar las cosas en un plazo determinado para pasar a otras.

2.- Prueba trabajar por ciclos

Un ordenador tiene menos vida útil si se pasa 12 horas seguidas prendido, el esfuerzo se va acumulando convirtiéndose en un sobreesfuerzo por la continuidad, sin embargo puedes usarlo las mismas doce horas pero en periodos de 4 horas con una hora de descanso y durará más, puedes hacer 500 lagartijas de 10 en 10 en un solo día, trata de hacerlas todas de una sola vez y verás lo que es “esforzarse más por lo mismo”.

Cada hora que un ordenador se pasa prendido después de muchas otras horas desgasta la vida útil del ordenador por más tiempo, igualmente es con el ser humano.

Las personas nos volvemos más eficientes si trabajamos por ciclos porque evitamos que nuestro cuerpo acumule sobreesfuerzo, si tienes la posibilidad de trabajar desde casa prueba el trabajar por periodos de 45 minutos con 15 minutos de descanso o periodos de 2 horas con media hora de descanso para evitar sobreesfuerzo, tu mente se despejará, puedes relajarte, hacer ejercicio o cualquier cosa productiva que te despeje la mente para mantener tu rendimiento.

Puedes colocar ciclos más amplios de tiempo que uno de 45 minutos o 2 horas, busca uno que sea más eficiente para ti, no olvides que hay horas en las que nuestro cuerpo tiene un bajó de energía, en mi persona ocurre entre las 12:30 y 14:30 p.m. en ese tiempo es mejor que te dediques a descansar o hacer actividades sencillas.

3.- Un orden diferente de actividades te puede hacer más eficiente y eficaz

Ciertas formas de procesar la información y el ejecutar ciertas tareas en determinado ordene hará que seas más productivo y eficaz, hubo un tiempo en que para estudiar probé tres formas de procesar la información:

1.- Durante un tiempo primero leía una lección y al final hacía un cuadro sinóptico.

2.- Durante otro tiempo probé el realizar un cuadro sinóptico mientras leída una lección.

3.- Finalmente realizaba un cuadro sinóptico antes de leerme la lección y luego lo completaba mientras lo leía.

La tercera forma resulto ser mucho más eficiente que las otras dos, me permitía ver que cosas eran importantes como para que sean preguntadas en el examen y que cosas eran más importantes para la vida, así que no perdía tiempo en aprenderme todo de principio a fin me bastaba con aprenderme los conceptos clave y el resto de cierta forma salía por lógica o añadidura, muchos datos y teorías eran ideas accesorias que eran mucho más fácil de aprender una vez me hubiera aprendido los conceptos clave.

¿Que es más eficiente para ti?, te puedo asegurar que otra cosa que resultó mucho más eficiente para mí es realizar ejercicio en las mañanas antes de ponerme a trabajar, evitaba el estrés, antes hacía ejercicio al final de la jornada laboral para quitarme el estrés, al hacer ejercicio primero prevenía el estrés, al hacer ejercicio después tenía que reparar el estrés.

4.- Recuerda que una actividad agradable puede ser el descanso de otra no tan agradable

Este consejo parte del consejo anterior (de hecho creo que es una sola idea aplicada de forma diferente), pero lo escribo como una aparte para recalcar su importancia.

Cuando estaba en la escuela quizá te hayas dado cuenta que el estudio de biología podía ser un descanso de estudiar matemáticas, igualmente, el estudio de filosofía (que me gustaba mucho) era el descanso de estudiar física y química.

Esto hace que no tengan que perder tiempo descansando en la inactividad sino descansando haciendo algo productivo o algo que igual debes hacer.

5.- Despiértate más temprano

Quieres tener una hora más de tiempo, bueno levántate una hora antes de lo que estás acostumbrado, hace tiempo que llegue a la conclusión de que hacer ejercicio antes de trabajar es mucho mejor que ir al gimnasio después de trabajar lo hice mientras ya que me estaba acostumbrando a levantarme a las 6:45 a.m., si bien ya he perdido un poco esa costumbre no deja de ser un buen hábito a desarrollar, muchos otros autores recomiendan el acostumbrarse a despertarse a las 5:00 a.m. ya que es una hora tranquila, sin distracciones en las que podrás avanzar mucho.

Jack Canfield dice que una diferencia entre las personas que tienen rendimiento sobresaliente y las que no es que las que no lo tienen está en que las primeras han realizado más cosas importantes a la hora que los otros comienzan el día, incluso a las 8:00 a.m. ya han hecho más cosas que las que muchas hacen todo el día.

6.- Haz primero la tarea más difícil e importante

Recuerda esta fórmula:

Difícil + Importante = Algo que debo realizar de inmediato

Esto es muy importante, cuando tienes que hacer algo difícil puede que te preocupe el tener que hacerlo, cuando algo es importante puede que lo mantengas en tu mente para no olvidar hacerlo (aunque no sea algo difícil de hacer), pero cuando algo es difícil e importante esta actividad puede hacerte perder mucha energía y lucidez mental.

Piénsalo por un lado tienes la preocupación o la carga de que tienes que hacerlo y por otro tienes que mantener esa actividad en tu mente para no olvidarlo.

A mí varias veces me ha pasado que postergo algo para un par de días después y resulta que no vivo tranquilo durante estos días.

Perjuicios de no hacer esa tarea de inmediato:

1.- Puedes olvidarla (aunque lo dudo, pero suele pasar)

2.- Te puede consumir mucha energía y mantenerte preocupado

3.- El mantenerte preocupado puede afectar tu rendimiento laboral

4.- Puede que no la realices

Beneficios de hacerla de una vez:

1.- Sentirás alivio, te quitarás un peso de encima (no me digas que eso no se siente bien).

2.- Sentirás una recarga de autoestima ¿No te sientes competente después de acabar una tarea importante y difícil?

3.- Puedes aprovechar esos sentimientos (autoestima, alivio, libertad) para seguir adelante en muchas otras tareas.

7.- Delega, delega, delega

Delegar es una de las mejores formas hacer más con menos ¿Quién dijo que todo tienes que hacerlo tú? Hay tareas sencillas que pueden hacerlas otras personas, si eres padre de familia puedes hacer un trato con tus hijos de que laven los platos o se encarguen de un montón de tareas sencillas a cambio de tener completamente libres un día de la semana o utilizar el auto.

Si tu eres bueno realizando informes escritos y te agrada mucho hacerlo, pero te fastidia hacer cuentas y números puedes decirle a un compañero de trabajo que haga tus cuentas regularmente y tu te encargas de haces todos los informes escritos o alguna otra actividad que para el sea proporcional a la tarea que te está quitando de encima.

Puedes también pagar a otra persona para que realice ocasionalmente actividades que no deseas, en estos tiempos a nadie le cae mal un poco de dinero extra, te costará dinero pero te ahorrará tiempo.

Como se darán cuenta hay dos reglas muy importantes en cuanto a la delegación, puedes delegar algo a otra persona o algo para otro día, las dos reglas son:

1.- No hagas mediocremente hoy lo que puedes hacer eficientemente mañana

2.- No hagas mediocremente tú lo que puede hacer excelentemente otro.

(Sé que esto va en contra de la máxima de “No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy“, pero quien dijo eso definitivamente no vivía en la era de la información).

8.- Ponte horarios fijos para realizar actividades irrelevantes

Chequear el e-mail, hacer una llamada a un amigo, revisar algunas cosas, quizá avanzar en la lectura de ese libro que quieres leer, no lo hagas mientras ejecutas otras actividades, te quitará enfoque y concentración en esa tarea mejor ponte un horario fijo para hacer ello, hay personas que se pasan toda una tarde revisando su correo varias veces cuando nada importante les llega (yo fui uno de ellos ^_^).

9.- Planifica tu día con anticipación

Aquel que planea cada mañana las transacciones del día y sigue su plan, lleva consigo un hilo que le guiará a través del laberinto de una vida terriblemente ocupada.

Victor hugo

Cada minuto que dediques en la planificar te ahorrara 10 minutos en la ejecución, puedo asegurar que esto es cierto, lo ideal es que te pases unos 10 a 15 minutos antes de irte a dormir y en una hoja de papel pienses en todas las cosas que tienes que hacer al día siguiente y les pongas una prioridad (consejo extra antes de dormir también acomoda la ropa y los accesorios que necesites para el día siguiente, muchas personas pierden mucho tiempo en buscar que ponerse para ir a trabajar en las mañanas cuando pueden hacerlo la noche anterior).

10.- Enfócate de lleno en tu tarea

La falta de enfoque y concentración puede quitarte mucho tiempo, si tienes que leer un libro y lo haces en un ambiente inapropiado, algo te distraerá y luego tendrás que volver a agarrarle el hilo al asunto, peor si conscientemente haces alguna que otra cosa entre la lectura, yo era un estudiante que me distraía mucho al estudiar y hubo épocas en las que no tenía tiempo para nada.

Hoy me pongo a pensar  ¿Será que si me hubiera enfocado de lleno en una tarea sin distraerme durante todo un año, no me habría sobrado tiempo ese año para otras cosas?

11.- Adelanta algunas cosas cuando puedas

Muchas veces terminamos todo lo que teníamos par aun día y esperamos al día siguiente para ocuparnos de los problemas del día siguiente, a veces a terminar nuestras tareas nos ponemos a ver televisión o a vagar un poco, no es malo, pero quizá hayan cosas que podamos adelantar si quiera un poco para el día siguiente, si encuentras algo que puedas adelantar hazlo, preparar tu ropa para el día siguiente, he visto personas que van cada día a comprar todo lo necesario para cocinar cuando pueden conseguir lo suficiente para cocinar en un sólo día y dejar sólo algunas cosas por comprar para los días posteriores.

12.- Identifica las cosas que deben ser hechas una a la vez

Hay tareas que requieren tu enfoque y atención al 100% para ser ejecutadas de forma eficiente y eficaz. Es cierto que puedes hacer múltiples actividades, como lavar los platos mientras escuchas música, escuchar un audiolibro mientras conduces un auto, pero a veces bajo la excusa de ser más eficiente tratamos de hacer demasiadas cosas a la vez, eso me ocurría cuando publicaba y hacía publicaciones en el blog, recopilaba información de otros blogs, abría el e-mail, chateaba y hacia publicaciones en otros blogs, al final tardaba más concentrándome en muchas (pensando que así avanzaba más) que haciendo una a la vez hasta que esté concluida y pasando a la siguiente.

13.- No hagas demasiado a la vez

Trabaje con gozo y en paz, consciente de que los buenos pensamientos y los buenos esfuerzos producen inevitablemente buenos resultados

James Allen

Si bien puedes hacer varias cosas a la vez ten en cuenta esto: Hacer varias cosas a la vez es desgastante y estresante, si una mujer mientras conduce se maquilla, desayuna en el auto, escucha un programa en audio y llama por teléfono, son demasiadas cosas para hacer mientras va al trabajo, ella puede pensar que está siendo más productiva pero en realidad se está desgastando, en cambio si se levantara más temprano, desayunara en casa o se llevara el desayuno al trabajo, se maquillara antes de conducir, hiciera las llamadas una vez llegada a su puesto laboral, quizá tarde un poco más pero tendrá un sentimiento de serenidad y tranquilidad que le permitirá aumentar su productividad.

14.- Negocia tu jornada laboral de ser posible

Si trabajas y vives lejos de tu puesto de trabajo y el tiempo de transporte equivale a horas, puedes hablar con tu jefe para que te permita llevarte trabajo a casa y trabajar uno o dos días desde tu casa, por ejemplo los informes, papeleos y otras cuestiones pueden hacerse desde la casa, así no sólo ahorrarás tiempo, si eres inteligente y consigues ese trato puedes determinar que esos días seas exclusivos para tareas que requieren toda tu atención pero no tu presencia en la empresa.

Recuerda lo que dice Tim Ferris: “La eficiencia es más importante que la presencia“.

Obviamente este consejo sólo es aplicable a ciertos trabajos y no a todos.

Bueno espero que les pueda servir de ayuda más adelante escribiré más consejos sobre la administración del tiempo que es un tema que me está apasionando mucho.

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